Leitfaden für das YAF-Programm

Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses in der Akademie der Wissenschaften in Hamburg

Stand: August 2021

1. Ziel

Das Young-Academy-Fellow-Programm wurde von der Akademie der Wissenschaften in Hamburg (AdWHH) im Jahr 2019 konzipiert und im Jahr 2020 erstmalig ausgeschrieben. Junge Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler werden als Young Academy Fellows (YAFs) in die Akademie mit dem Ziel der aktiven Mitarbeit integriert (s. Punkt 5). Die Akademie möchte auf diese Weise im Rahmen eines Nachwuchsförderprogramms herausragende junge Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an norddeutschen Universitäten und außeruniversitären Forschungsinstitutionen fördern, indem sie ihnen ein Forum, Netzwerke sowie Freiräume für den interdisziplinären und generationenübergreifenden Forschungsdialog bietet und sie auf ihrem Karriereweg individuell und als Gruppe unterstützt.

2. Leistungen des Young Academy Fellowships

Langfristig sollen bis zu 20 YAFs für in der Regel drei Jahre in das YAF-Programm aufgenommen werden. Das YAF-Programm und die AdWHH bieten ein Forum und Netzwerk für den überregionalen, interdisziplinären und generationenübergreifenden Forschungsdialog außerhalb von Universitäten und Forschungsinstitutionen. Die YAFs gestalten diesen interdisziplinären Freiraum mit, um kreative und originäre Fragestellungen zu bearbeiten. Den YAFs werden dafür innerhalb der Fellowships unter Wahrung der größtmöglichen Eigenständigkeit und inhaltlichen Unabhängigkeit u.a. die folgenden Formate und Aktivitäten angeboten bzw. durch administrative und finanzielle Unterstützung ermöglicht:

• Die Mitwirkung in den Projekt- und Arbeitsgruppen der AdWHH.
• Die Gründung eigener Projektgruppen (nach Möglichkeit unter Einbindung weiterer Akademiemitglieder).
• Die Entwicklung und Umsetzung eigener Veranstaltungsformate (etwa Workshops, Vortragsreihen, Ringvorlesungen, Symposien, Konferenzen, Summer Schools, Retreats etc.).
• Ein persönliches Mentoring durch Akademiemitglieder zur Unterstützung der individuellen beruflichen und akademischen Entwicklung sowie allgemein der Austausch mit Akademiemitgliedern zur beidseitigen Inspiration und Reflexion der eigenen Forschungsarbeit und beruflichen Tätigkeit.
• Die Integration in die Akademiearbeit durch die Teilnahme an Aktivitäten und Veranstaltungen der Akademie.

3. Finanzielle Förderung

Die AdWHH unterstützt die Fellows individuell und als Gruppe bei ihren Forschungstätigkeiten, dem Mitwirken in der Akademie und der Entwicklung ihres Karriereweges. Dies geschieht ideell durch die beschriebenen Angebote sowie finanziell durch Sachmittel (vgl. „Förderrichtlinien für das Young-Academy-Fellow-Programm der Akademie der Wissenschaften in Hamburg“).

4. Vereinbarkeit von wissenschaftlicher Karriere und Familie

Die Akademie strebt an, dass auch Personen, die von Mehrfachbelastungen durch Betreuungsaufgaben, akademische Karriere und wissenschaftliche Forschung betroffen sind, am YAF-Programm teilnehmen können. So werden Zeiten der Kinderbetreuung oder vergleichbarer Betreuung auf die Bewerbungsfrist zum YAF-Programm angerechnet^[1]. Durch entsprechende Sachkostenanträge können zudem beispielsweise unter bestimmten Umständen (z.B. Schlussphase einer Qualifikationsarbeit, vermehrte Belastung aufgrund einer Pandemiesituation etc.) Kosten für eine studentische Hilfskraft oder auch Betreuungskosten für Kinder ggf. übernommen werden, um zeitliche Entlastung für die wissenschaftliche Arbeit zu erreichen. Weitere Maßnahmen können individuell vorgeschlagen und im Rahmen und nach den Vorgaben der Förderrichtlinien geprüft und genehmigt werden (s. „Förderrichtlinien für das Young-Academy-Fellow-Programm der Akademie der Wissenschaften in Hamburg“). Zudem hat es sich die Akademie zum Ziel gesetzt, dort, wo es außerhalb der üblichen Kernarbeitszeiten möglich ist, die Terminierung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen familiengerecht zu gestalten.

5. Beiträge der Young Academy Fellows

Die Mitgliedschaft als Fellow bedeutet eine regelmäßige Mitarbeit an den gemeinsamen Aktivitäten der YAF-Gruppe sowie die aktive Mitwirkung als Forscherinnen- und Forscherpersönlichkeit mit hoher Eigenverantwortung im Akademiealltag.

• Die Fellows tragen zum Erfolg der YAF-Gruppenaktivitäten durch eine regelmäßige Teilnahme bei.
• Die YAFs organisieren als Gruppe ein bis zwei öffentlichkeitswirksame Veranstaltungen pro Jahr. Dem Vorstand wird zum Jahresende ein Bericht über die Veranstaltungsaktivitäten vorgelegt, in dem ein Überblick über Format, Inhalte und Reichweite der Veranstaltungen gegeben wird
• Individuell bereichern die YAFs die Akademiearbeit durch Impulse und Beiträge aus ihrer persönlichen und disziplinären Perspektive sowie einer auf Langfristigkeit ausgerichteten Mitarbeit in den Arbeitsgruppen und Projektgruppen der Akademie. Empfohlen wird eine Fokussierung des Engagements und der zeitlichen Ressourcen auf mindestens eine, aber höchstens zwei Arbeits- bzw. Projektgruppen.
• Die Gruppe der Fellows wählt jährlich eine Sprecherin oder einen Sprecher sowie eine stellvertretende Sprecherin/einen stellvertretenden Sprecher, um den direkten Austausch bzw. Kommunikationsfluss zwischen der YAF-Gruppe und dem Ausschuss für Nachwuchsförderung zu gewährleisten. Die YAF-Sprecherin/der YAF-Sprecher bündelt den die Gesamtgruppe betreffenden Kommunikationsfluss und vertritt die Interessen der Gruppe in der Akademie durch die beratende Teilnahme an den Sitzungen des Ausschusses für Nachwuchsförderung.
• Zu Beginn des Fellowships stellen die Fellows sich und ihre Forschungstätigkeit der Mitgliedschaft der AdWHH vor. Zum Abschluss des Fellowships soll jeweils ein individueller Kurzbericht über die Tätigkeiten und Erfahrungen im Rahmen des Young Academy Fellowships und die darauf aufbauenden nächsten Karriereschritte angefertigt und in der Mitgliederversammlung der AdWHH vorgestellt werden.

6. Ende des Fellowships

6.1 Reguläres Ende des Fellowships

Das Young-Academy-Fellowship endet regulär nach drei Jahren^[2]. Auf begründeten Antrag ist die Fortsetzung des Fellowships für zwei Jahre als „assoziiertes YAF-Mitglied“ möglich. Der Vorstand der AdWHH entscheidet über den jeweiligen Antrag auf Empfehlung des YAF-Ausschusses. Die maximale Laufzeit des Fellowships, inklusive einer Fortsetzung, ist insgesamt auf fünf Jahre begrenzt.

6.2 Vorzeitiges Ende des Fellowships

Das Fellowship endet vorzeitig, wenn ein Fellow bedingt durch berufliche Veränderungen, nicht mehr zur Zielgruppe des Nachwuchsförderprogrammes „Young Academy Fellowship“ gehört. Über solche Veränderungen ist der Akademievorstand daher frühestmöglich zu informieren. Der Status des „Young Academy Fellow“ und die finanzielle Förderung im Rahmen des YAF-Programms der AdWHH sind gebunden

• an eine befristete^[3] hauptberufliche^[4] Beschäftigung
• in einer akademischen Institution, etwa einer Universität oder einer außeruniversitären Forschungseinrichtung
• in Hamburg, Schleswig-Holstein, Mecklenburg-Vorpommern oder Bremen.

Ist eine der drei Voraussetzungen nicht mehr gegeben, endet das Fellowship (z.B. mit Beginn einer unbefristeten Festanstellung). Eine bereits vor dem Ende des Fellowships genehmigte Finanzierung für Gruppen- oder Einzelaktivitäten bleibt erhalten (vgl. Ziff. 4a) der Förderrichtlinien).

In Härtefällen oder Fällen, in denen die Erfüllung der Voraussetzungen nicht eindeutig festzustellen ist, berät der Ausschuss für Nachwuchsförderung. Bei einem vorzeitigen Ende der regulären Fellowship-Laufzeit ist auf begründeten und genehmigten Antrag eine Fortsetzung des Fellowships als „assoziiertes YAF-Mitglied“ möglich. Diese Fortsetzung ist auf die verbleibende Zeit der regulären Laufzeit begrenzt. Nach Laufzeitende der assoziierten Mitgliedschaft ist eine Verlängerung der Mitgliedschaft für weitere zwei Jahre auf begründeten Antrag möglich. Die maximale Gesamtlaufzeit, inklusive der Verlängerung, ist auch hier auf insgesamt fünf Jahre begrenzt.

6.3 Assoziierte YAF-Mitgliedschaft

Die assoziierte YAF-Mitgliedschaft ermöglicht, nach regulärem oder vorzeitigem Ende des Fellowships die weitere aktive Mitwirkung an der Akademie. Für die dafür notwendigen Reisekosten muss vorab eine Erstattung beantragt werden. Abgesehen davon ist eine weitere finanzielle Förderung für assoziierte YAF-Mitglieder ausgeschlossen. Die ideelle Förderung des YAF-Programmes, wie etwa das Mentoring, ist weiterhin möglich. Die Mitarbeit in Arbeits- und Projektgruppen kann, nach Absprache mit der jeweiligen Gruppe, auch als assoziiertes YAF-Mitglied fortgesetzt werden. Voraussetzung für die assoziierte YAF-Mitgliedschaft ist, dass die betreffenden Fellows spätestens drei Monate vor dem regulären oder vorzeitigen Ende des Fellowships in einem Antrag erklären, auf welche Weise eine aktive Mitwirkung an den Akademietätigkeiten trotz evtl. erhöhten Zeitaufwandes durch veränderte berufliche Umstände und/oder erhöhter räumlicher Distanz möglich und geplant ist.

_{[1] Zeiten der Kinderbetreuung oder Pflege werden mit bis zu zwei Jahren pro Kind angerechnet. Die maximale Verlängerung der Antragsfristen aufgrund von Kindererziehung oder vergleichbarer Betreuung ist auf sechs Jahre begrenzt.}

_{[2] Bei Auslandsaufenthalten kann das Fellowship für den betreffenden Zeitraum ruhen.}

_{[3] Nach einer „Erprobungsphase“ soll das YAF-Programm zu Beginn des Jahres 2024 evaluiert und überprüft werden, ob eine Junior-Professur-Stelle mit Tenure-Track unter den Anwendungsbereich des YAF-Förderprogramms gefasst werden soll.}

_{[4] Eine Nebentätigkeit genügt nicht zur Erfüllung der Fördervorausetzungen der Akademie.}

Förderrichtlinien für das YAF-Programm

Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses in der Akademie der Wissenschaften in Hamburg

Stand: August 2021

1. Vorbemerkung

Das Young-Academy-Fellow–Programm unterstützt die Fellows (YAFs) als Gruppe bei interdisziplinären Forschungsprojekten sowie der Mitwirkung in der Akademie der Wissenschaften in Hamburg (AdWHH), aber auch bei ihren individuellen Forschungstätigkeiten und der Entwicklung ihres Karriereweges. Dies geschieht ideell sowie finanziell (siehe „Leitfaden für das Young-Academy-Fellow-Programm“). In den hier festgelegten Rahmenrichtlinien werden Förderbeispiele und Verfahrenshinweise exemplarisch erläutert.

2. Förderung von Gruppenaktivitäten

• a) Die Höchstgrenze für finanzielle Gruppenförderung liegt jährlich bei 20.000 Euro. Sollten für die individuelle Förderung eingeplante Mittel nicht verbraucht werden, können diese ggf. dem Gruppenbudget zufließen.
• b) Sachkostenanträge für die Förderung von Gruppenaktivitäten im aktuellen Geschäftsjahr müssen schriftlich bis spätestens 30.06. des jeweiligen Geschäftsjahres beantragt, sodann durch den Ausschuss für Nachwuchsförderung bewilligt und von der Geschäftsführung der AdWHH freigegeben werden. Als Gruppenaktivität gilt die Zusammenarbeit von mindestens drei Fellows. Die Gruppenaktivitäten werden von den Fellows eigenverantwortlich konzipiert und organisiert. Für die operativen Absprachen mit der Geschäftsstelle und dem Ausschuss für Nachwuchsförderung benennen die an der Gruppenaktivität Beteiligten in ihrem Antrag eine verantwortliche Ansprechperson, die sicherstellt, dass die jeweiligen Entscheidungen mit allen Beteiligten abgestimmt werden. Die Anträge für Gruppenvorhaben werden bei Bedarf in gemeinsamer Sitzung des Ausschusses, der beteiligten Fellows und ggf. der Geschäftsstellenleitung beraten.
• c) Veranstaltungs- und Reisekosten für interne Arbeitstreffen und die im Rahmen der Fellowships entwickelten und durchgeführten Veranstaltungsformate (etwa Vortragsreihen, Ringvorlesungen, Symposien, Konferenzen, Summer Schools, Retreats etc.) werden gegen Vorlage der Reisekostenbelege übernommen (s. Punkt 3c).
• d) Eine Online-Plattform und ähnliche Infrastruktur für die interne YAF-Kommunikation wird nach Bedarf eingerichtet.
• e) Die YAF-Gruppe wird in die Öffentlichkeitsarbeit der AdWHH eingebunden und bei der Entwicklung eigener Publikationsformate und -kanäle für die Wissenschaftskommunikation unterstützt.
• f) Vorschläge für weitere Formen von Gruppenprojekten sind willkommen und werden auf Antrag nach Prüfung des Ausschusses für Nachwuchsförderung gefördert (etwa gemeinsame Publikationen, innovative Kommunikationsformate, wissenschaftliche Weiterbildungsmaßnahmen, Gründung von Projektgruppen etc.).

3. Individuelle Förderung

• a) Die Höchstgrenze für die individuelle finanzielle Förderung liegt jährlich für alle Fellows zusammen bei max. 30.000 Euro. Sollten die für die Gruppenförderung eingeplanten Mittel nicht verbraucht werden, können diese ggf. der Individualförderung zufließen. Individualkostenanträge müssen schriftlich bis spätestens 31.10. des jeweiligen Geschäftsjahres beim Ausschuss für Nachwuchsförderung beantragt und von der Geschäftsführung der AdWHH freigegeben werden.
• b) Den YAFs steht ein persönliches, jährliches und flexibles Budget für im Rahmen der eigenen wissenschaftlichen Arbeit oder der YAF-Aktivitäten benötigten Sachmittel in Höhe von 200 Euro zur Verfügung (kein Antrag im Vorhinein nötig, jedoch beleghafte Abrechnung).
• c) Es können Reisekosten für Konferenzbesuche u. ä. karrierefördernde Aktivitäten außerhalb des YAF-Programms nach dem Hamburger Reisekostengesetz erstattet werden (Antrag im Vorwege nötig). Für interne Reisekosten, die für die Teilnahme an YAF- und AdWHH-Veranstaltungen anfallen, ist für reguläre Fellows kein Antrag im Vorhinein nötig, aber eine beleghafte Abrechnung. Für assoziierte YAF-Mitglieder ist vorab ein Reisekostenantrag zu stellen.
• d) Es können Anträge auf Sachkostenförderung bewilligt werden. Dabei gilt der Grundsatz, dass beantragte Fördermittel in ihrer Höhe und Notwendigkeit gut zu begründen sind (Antrag im Vorhinein nötig). Beispielhafte Fördermöglichkeiten:
  • Förderung der Publikation von Qualifikationsschriften und wissenschaftlichen Arbeiten, die der Entwicklung der akademischen Karriere dienen (bis max. 2.000 Euro)
  • Förderung von wissenschaftlichen Weiterbildungsmaßnahmen
  • Fördermaßnahmen, welche die Vereinbarkeit von Familie und wissenschaftlicher Karriere erleichtern (s. Abschnitt 4 im Leitfaden).
  • Diese Aufzählung ist beispielhaft und nicht abschließend. Vorschläge für weitere individuelle Fördermaßnahmen sind willkommen und werden auf Antrag durch den Ausschuss für Nachwuchsförderung geprüft.

4. Verfahren

• a) Die finanzielle Förderung ist an den Status als „Young Academy Fellow“ gebunden (siehe dazu Punkt 6 im Leitfaden). Fördermittel, die vor Beendigung des Fellowships bewilligt wurden, werden auch bei vorzeitigem Ende oder Wechsel in eine assoziierte Mitgliedschaft gewährt, sofern das für die Förderung maßgebliche Projekt/die maßgebliche Begründung weiterhin bestehen.
• b) Die Fellows werden gebeten, ihre Anträge mithilfe der vorliegenden Formulare an die Geschäftsstelle zu senden. Anträge sind in elektronischer Form an den Koordinator des YAF-Programms (organisation@awhamburg.de) zu richten.
• c) Soweit Anträge vorliegen, berät und entscheidet der Ausschuss für Nachwuchsförderung einmal pro Quartal über die bis zu Beginn eines jeden Quartals eingegangenen Anträge zur individuellen Förderung nach Maßgabe des jeweils noch verfügbaren Budgets. Die formale Freigabe erfolgt durch den Vorstand bzw. die Geschäftsführung der AdWHH.
• d) Beantragt ein Fellow bzw. eine Gruppe von Fellows einen Kostenzuschuss für eine Anschaffung oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung (z.B. Lektorat einer Qualifikationsschrift) über 500 Euro, sind drei Vergleichsangebote vorzulegen. Ausgenommen sind begründete Fälle, in denen die Anbieterauswahl durch sonstige Gründe eingeschränkt ist (etwa bei der Verlagsauswahl für Qualifikationsschriften, die meist durch die Vorgaben bzw. Gepflogenheiten der jeweiligen Disziplin bestimmt wird).
• e) Die Anschaffung von Geräten/Hardware muss grundsätzlich über die Geschäftsstelle laufen bzw. in Absprache mit dieser abgewickelt werden, da das jeweilige Gerät im Besitz der AdWHH verbleibt und nach Gebrauch von dieser für die Wiederverwendung verwahrt wird (organisation@awhamburg.de). Um eine breite Einsatzmöglichkeit zu gewährleisten, sollte ein Modell von guter Qualität und adäquatem Leistungsumfang gewählt werden. Die Anschaffung von Geräten/Hardware von nur geringem Wert hat über das individuelle flexible 200-Euro-Budget zu erfolgen, die Gegenstände müssen in diesem Fall nicht an die Geschäftsstelle zurückgegeben werden.
• f) Alle Reise- und Sachmittel sind durch die Vorlage von Belegen und unter Verwendung der dafür vorgesehen Formulare abzurechnen. Sollte es nicht möglich sein, für eine Ausgabe einen Beleg zu erhalten, erwartet die AdWHH eine schriftliche Erläuterung bzw. Begründung der entstandenen Kosten. Eine Erstattung nicht belegter Beträge kann nur nach vorheriger Absprache im Ausnahmefall erfolgen. Für belegte Ausgaben ist eine kurze Begründung ausreichend. Bei umfangreicheren Abrechnungen, z.B. für eine Konferenz, erbittet die AdWHH neben der Vorlage der Belege eine Übersicht, in der alle Ausgaben aufgelistet sind und durch entsprechende Nummerierung der Belege diesen zugeordnet werden können. Die abzurechnende Summe sollte nach Reise- und Sachkosten unterteilt sein.
• g) Über Ausnahmen zu den genannten Verfahrensregeln (etwa in speziellen Härtefällen) entscheidet der Ausschuss für Nachwuchsförderung in Abstimmung mit der Geschäftsführung der AdWHH.